Informacioni sistemi i kvalitet

Pojam kvaliteta svi mi intuitivno razumemo. Ako se nalazimo u ulozi kupaca težimo da nabavimo što kvalitetniju robu po što povoljnijoj ceni. Sa druge strane, prodavci se trude da ponude robu zadovoljavajućeg kvaliteta po što višoj ceni. Stručnjaci se slažu oko definicije da kvalitet predstavlja svojstvo proizvoda ili usluge da na željeni način zadovolji neku potrebu. A pošto krajnji korisnici očekuju da se kvalitet i ponovi nameće se pojam njegove standardizacije. Standardizacija predstavlja proces definisanja kako će na optimalan i zadovoljavajući način biti ispunjene određene potrebe. Njen rezultat su standardi, otelotvoreni u dokumentima koji određuju pravila, smernice ili karakteristike aktivnosti koje treba preduzeti kako bi se došlo do proizvoda ili usluga odgovarajućeg kvaliteta. Kvalitet je retko posledica rada jedne poslovne funkcije u preduzeću. A pošto preduzeće često posmatramo kao sistem nameće se pojam sistema kvaliteta, kao integralnog pristupa upravljanju kvalitetom u organizaciji.

Kod preduzeća u povoju kvalitet nije nešto čime se zaposleni bave na organizovan način. Međutim, što preduzeće više raste to su složeniji tokovi robe, novca i informacija. Samim tim sve više se nameće potreba uvođenja politika, pravilnika i procedura. Oni se objedinjuju u sistem kvaliteta. Taj sistem može i ne mora biti standardizovan. Čak i interno osmišljeni sistemi kvaliteta vode ka boljoj organizaciji. Procesom njihove stadardizacije, kroz odgovarajuću akreditaciju, preduzeće stiče i zvaničan status pouzdanog partnera. Ovo se ogleda kroz uvođenje i održavanje standarda sistema kvaliteta serije ISO 900x, 1400x, HACCP i drugih...

Bez obzira na to da li je preduzeće prošlo odgovarajuću sertifikaciju ili ne, zadatak informacionog sistema je podrška svim poslovnim funkcijama prilikom obavljanja poslovnih procesa u skladu sa definisanim pravilima i procedurama. UPIS.Net, ERP rešenje preduzeća IIB, ima detaljno razvijen podsistem kvaliteta koji obuhvata poslove njegovog uvođenja i održavanja u oblasti uređivanja dokumentacije, standardizacije činioca poslovanja, ocenjivanja partnera, kontrole i praćenja troškova kvaliteta. Posebna pažnja posvećena je podršci procedurama kvaliteta koje se koriste i kao modelatori toka podataka i upravljaju ponašanjem UPIS.Neta.

Dokumentaciju sistema kvaliteta čine poslovnik, postupci, uputstva i zapisi. Posebno je razrađen mehanizam izrade procedura (postupaka), koji se na atraktivan način može predstaviti kroz "MS Visio". Procedure integrišu sva dobra poslovnog sistema, na visokom nivou apstrakcije, i iskazuju ih u obliku tokova poslovnih procesa uključujući zapise, kao nosioce podataka.

Standardizacija, preko zaglavlja karakteristika predmeta poslovanja, radi automatsko dodeljivanje imena predmetima na osnovu vrednosti karakteristika. Modul opisuje i veze među Standardima, Metodama i Uputstvima, a na osnovu karakteristika i dozvoljenih vrednosti vrši jednoznačno definisanje artikala.


Ocenjivanje se odnosi na poslovne partnere i sprovodi se preko osobina koje definišemo prema vrsti i vrednosti koju ocenjujemo. Karakteristike partnera su promenjivog tipa i imaju skup vrednosti koji na osnovu uprosečavanja daje ocenu. Ocene su aktivno uključene u IS tako da nije, na primer, dozvoljen rad sa partnerima koji imaju neprolaznu ocenu.

Kontrola kvaliteta obuhvata sve predmete rada koji se prate preko ulazne, fazne i završne kontrole i na osnovu Zahteva za kontrolu vrši ispitivanja po Planu kvaliteta za odgovarajući artikal. Rezultati kontrole se zapisuju u Kontrolni list, a na osnovu njih vrši se razvrstavanje artikala po kvalitetu na četiri kategorije: ispravni, neispravni, utrošeni na ispitivanje i uslovno ispravni. Artikli za koje je propisana obavezna kontrola mogu se izdati tek na osnovu rezultata kontrole. Po evidenciji iz Kontrolnog lista statusi artikala se menjaju i oni ulaze u zavisnosti od grupe kojoj pripadaju u dalji postupak.

Izveštajni sistem omogućava pregled zapisa sistema kvaliteta, njihovih verzija i statusa, tok svakog zapisa po procedurama od mesta nastanka do mesta arhiviranja (po organizacionim delovima i radnim mestima). Preko posebno razrađenog sistema dijagramskog prikaza moguće je pratiti i tok pojedinačnog dokumenta koji je nastao u UPIS-u kroz sve njegove faze (statuse) unutar procedure, sa tačnim vremenom i radnikom koji ga je obradio. Važno je spomenuti i izveštaje kontrole kvaliteta artikala po ulaznoj, faznoj i završnoj kontroli, kao i preglede svih standarda i njihovih karakteristika evidentiranih u UPIS-u.

Živimo u vremenu kada standardi svakim danom postaju sve važniji. Zbog toga je važno integralno upravljanje kvalitetom, ne samo kao zahtev koji nam neko nameće već i kao put za smanjivanje troškova, povećanje produktivnosti i efikasnije upravljanje preduzećem.

(Napomena: Autor teksta je Slavko Vujnović, IIB, na osnovu tekstova o kvalitetu Dušana Bošnjaka)

IIB d.o.o. Beograd

IIB

kvalitet

Slavko Vujnović

Dušan Bošnjak

standardizacija

sistemi kvaliteta

HACCP

UPIS Net

ERP

MS Visio