Slovo "P" u ERP-u

Pre više od godinu dana prisustvovao sam skupu na kome je direktor jedne poznate konsultantske kuće, čije mišljenje veoma cenim, konstatovao da informacioni sistemi koji se reklamiraju kao ERP rešenja često ne zadovoljavaju jedan od elementarnih kriterijuma da bi se mogli nazvati ERP-om.

Naime, reč ERP je skraćenica od engleskih reči Enterprise Resource Planning (Planiranje resursa na nivou preduzeća), a često se kao ERP rešenja nude softveri koji imaju loše zastupljenu ili potpuno izostavljenu funkciju planiranja. Ovo se da tolerisati knjigovodstvenim aplikacijama, jer one u najvećoj meri rade u malim preduzećima gde je organizaciona struktura takva da poslovne funkcije nisu diferencirane i planiranje se, u najvećoj meri, vrši "u hodu". Kod srednjih i velikih preduzeća dobro planiranje, praćenje realizacije i preduzimanje korektivnih mera su ključni preduslovi opstanka i rasta preduzeća. A onda: čemu "ERP" ako ove poslove morate da obavljate ručno? Ovaj tekst je nastao kao kompilacija tekstova Dušana Bošnjaka o planiranju, a na način kako to omogućava UPIS, prvo srpsko ERP rešenje.

Preduzeće bez plana je kao brod bez kormilara! Plovi u nekom pravcu, a kuda će da stigne niko sa sigurnošću ne zna... Zbog toga je poslovno planiranje veoma važna aktivnost u kojoj moraju učestvovati svi ključni ljudi u preduzeću. Ono se radi u cilju boljeg iskorišćenja svih potencijala preduzeća na osnovu predviđanja učinaka i troškova na potrebnom nivou detaljnosti, kao i pravovremenog sagledavanja mogućih posledica poslovnih odluka.

UPIS podržava hijerarhiju planiranja, od strateških, preko periodičnih do dnevnih planova, za svaku vrstu plana. Vrste planova mogu biti planovi prodaje, proizvodnje, investicija, održavanja, nabavke... Planovi se prate naturalno i finansijski. Finansijski aspekt praćenja planiranja naročito dobija na važnosti ako preduzeće nema dovoljno sopstvenih sredstava, jer dobri planovi potreba za dodatnim novčanim sredstvima omogućavaju pronalaženje najpovoljnijih izvora sredstava. Gledano sa aspekta informacionog sistema, ključno je da podsistem planiranja bude povezan sa skladištenjem, proizvodnjom, održavanjem, inventarom, finansijama, knjigovodstvom, računovodstvom i razvojem...

Mehanizmi planiranja ugrađeni u UPIS omogućavaju evidentiranje i povezivanje svih vrsta planova od strateških (dugoročnih i srednjoročnih), do operativnih. Strateško planiranje nije detaljno razrađeno u UPIS-u zato što je naglasak planiranja u ERP softverima je na operativnim planovima (godišnjim, kvartalnim, mesečnim, nedeljnim, dnevnim), koji su detaljno razrađeni i povezani. To su: planovi prodaje, investicija, održavanja, proizvodnje i nabavke.

Plan prodaje i usluga predstavlja izvor procesa poslovnog planiranja u preduzeću. Bez obzira na njegovu vremensku dimenziju (godina, kvartal, mesec, nedelja) moguće je planirati detaljnu dinamiku do nivoa dana za svaki pojedinačni, opšti artikal ili neku grupu artikala. Iz planova prodaje automatski se mogu generisati planovi proizvodnje (za proizvodna preduzeća) ili planovi nabavke (za trgovačke kuće). Planiranje usluga je moguće razraditi do najsitnijih detalja radi planiranja: dinamike, tehnologije, prioriteta, smena za izvođenje usluga, potrebnog materijala i potrebnih radnika (po profilima). Planiranjem usluga, naročito kod usluga inženjeringa, postižu se značajne uštede već ako se dinamički dobro rasporede (uklope) sredstva i radnici. Njihovim stalnim angažovanjem se izbegavaju "prazni hodovi" u radu. A zatim, planskom nabavkom potrebnih materijala minimiziramo angažovanje finansijskih sredstava. Planovi usluga mogu se iskoristiti za generisanje radnih naloga, radnih lista i zahteva za nabavku materijala...

Plan proizvodnje moguće je napraviti ručno ili na osnovu plana prodaje, sa potrebnom dinamikom isporuke. Takav plan može da se poveže u lanac planova proizvodnje (svaki može da se poveže sa planom na višem nivou), prema sistemu planiranja u preduzeću. Ako plan dalje razradimo do potrebnog nivoa detaljnosti (dinamika, tehnologija proizvodnje, prioriteti, smene) dobijamo detaljan dinamički plan potrebnih dobara (kapaciteti, materijali, ljudski resursi). Planovi najvećeg nivoa detaljnosti su osnova za generisanje planova i/ili zahteva za nabavku, radnih naloga i radnih lista. Kvalitetno operativno planiranje proizvodnje uz pomoć UPISa utvrđuje stvarne potrebe za ulaganjem u određenim vremenskim periodima i omogućava upravljanje troškovima poslovanja kroz mimimalizaciju zaliha. Ono omogućava planiranje prijema potrebnih materijala i sirovina, kao i angažovanja proizvodnih kapaciteta radi otklanjanja "praznih hodova" u procesu proizvodnje.

Plan održavanja sredstava za rad u funkcionalnom stanju je od vitalnog značaja za sva proizvodna preduzeća. Ona moraju pažljivo da planiraju vreme i sredstva neophodna za remont, radi minimizacije troškova remonta i smanjenje gubitaka koji nastaju usled manjeg obima proizvodnje u vreme trajanja remonta. Planiranje obuhvata poslove održavanja na osnovu definisanih tehnologija postupaka iz kojih se automatski formiraju planovi nabavke rezervnih delova, koji sadrže sve tehničke i ostale karakteristike, moguće zamene, slike, šeme i sl. Ako se remont ili servisiranje vrši u vlastitoj servisnoj radionici iz plana održavanja dovoljnog nivoa detaljnosti moguće je, koristeći tehnologije postupaka, generisati radne naloge, radne liste i zahteve za nabavku.

Plan nabavke ima za cilj održavanje optimalnog nivoa zaliha u preduzeću, a može se generisati sa optimalnim količinama i dinamikom na osnovu planova prodaje (za robu), planova proizvodnje i tehnologija (za materijale i sirovine), kao i planova održavanja (za rezervne delove). Takođe, ovaj plan se može unositi i ručno, na potrebnom nivou detaljnosti.

Budžeti predstavljaju godišnje finansijske planove koji su osnov upravljanja prihodima, troškovima, novčanim tokovima i profitom. Budžetiranje uključuje finansijske ekvivalente planiranja koji se na potrebnom nivou evidentiraju na vanbilansnim kontima. Ovo je neophodan instrument za utvrđivanje ukupne mase novčanih sredstava potrebnih za funkcionisanje preduzeća i izradu planiranog bilansa stanja, uspeha i tokova gotovine. Poređenjem stvarnih bilansnih pozicija sa planiranim možemo u traženom vremenskom periodu pratiti odstupanje od planiranog budžeta.

UPIS omogućava praćenje ostvarenja plana analizom prihoda, prema profitnim centrima, i troškova, prema organizacionim jedinicama i mestima troška. Time se stiče uvid u prirodu i poreklo prihoda i troškova, na osnovu čega se mogu preduzeti odgovarajuće korektivne mere.

(Autor: Slavko Vujnović, na osnovu tekstova o planiranju Dušana Bošnjaka, IIB)