Lakše je bez papira - Softveri za upravljanje dokumentacijom štede novac i vreme, poslovni procesi uveliko efikasniji

Ono što je na papiru, sigurno je. Često ćete čuti ovu rečenicu među ljudima u svom poslovnom okruženju. Višedecenijska navika da se sve što vam je potrebno čuva u papirinim dokumentima još je prisutna, ali se već neko vreme uviđa prednost softverskog upravljanja dokumentacijom (EDMS ili DMS). Izrada dokumenata, njihovo arhiviranje, kopiranje i slično ipak oduzima više od polovine radnog vremena. A vreme je novac, davno su rekli.

Potreba i cilj da se u firmama, kako malim tako i velikim, ostvari efikasnost, produktivnost i brzina, a uz sve to sačuva sav potreban materijal, rezultirala je da se IT kompanije posvete kreiranju softvera za upravljanje dokumentacijom. Organizacija dokumentacije i praćenje njenog procesa, stavljeno je u fokus takvih softverskih rešenja. Danas ih koriste banke, kompanije, osiguravajuće kuće…

DMS u svim preduzećima "Metalca"

Gornjomilanovčki "Metalac", koji u svojoj grupi ima 13 preduzeća sa 1.750 zaposlenih, u protekloj godini je DMS-om obuhvatio skoro sva preduzeća. Softver "Origami" kompanije SRC ostao je da se implementira u još jednom. Dragan Živanović, direktor IT sektora u "Metalcu", kaže za portal "eKapija" da su obezbedili brže, pouzdanije i sveukupno bolje upravljanje radnim procesima.

- Potrebu za ovakvim sistemom prepoznali smo odavno, što je i logično, imajući na umu da je "Metalac" među prvima u nekadašnjoj Jugoslaviji svoje procese uskladio sa standardima koji važe u svetu. Tako je još 1994. godine dobio najpre domaći sertifikat JUS ISO 9001:1991 za kompletan proizvodni program, a već 1996. i međunarodni sertifikat za sistem kvaliteta nemačkog TUV-a. Uvođenjem DMS–a, automatizovali smo upravljanje dokumentacijom, evidencijama koje u procesima rada nastaju i obezbedili smo sledljivost opisanu u našim procedurama i uputstvima sistema QMS/EMS-a. Ove godine dočekujemo resertifikacionu proveru sistema QMS/EMS-a, sa činjenicom da postoji i sistemska podrška poslovnih procesa – ističe Živanović.

Proces uvođenja je, kako kaže, trajao četiri meseca i obuhvatao nekoliko faza: snimak stanja, postavku traženih radnih tokova, sistemsku obuku i obuku krajnjih korisnika sa izradom korisničkih uputstava.

- Implementacija je bila složena, jer smo paralelno obuhvatili osam preduzeća, koja nisu slična ni po svojoj organizaciji, a ni po delatnosti – kaže naš sagovornik.

Značajne uštede u NLB banci

SRC-ov "Origami" odomaćio se i u NLB banci. Izvršni direktor Centra za podršku NLB banke Bojana Kaličanin Stojanović kaže da se tek sa implementacijom jednog ovakvog rešenja može zapravo govoriti o "pravom merenju i kontroli vremena potrebnog za obavljanje određenih poslovnih procesa." Kod njih je proces uvođenja softvera trajao godinu dana.

- S obzirom na to da govorimo o rešenju koje donosi digitalizaciju "paper-based" poslovnih procesa, značajne su uštede u operativnim troškovima, ali i u ljudskim resursima koje implementacija ovakvog rešenja donosi. Uvođenje ovakvog sistema predstavlja veliku promenu za organizaciju kao celinu i podrazumeva postojanje određene zrelosti i kapaciteta organizacije da implementira sve izmene u poslovnim procesima, a za to je već potrebno duže vreme - navodi Kaličanin Stojanović.

Stalno unapređenje softvera

Živanović iz "Metalca" kao značajne benefite ističe niže troškove, jer je primetno smanjenje broja elektronskih i papirnih kopija dokumenta, koji prate proizvodni proces.

- Smanjili smo naravno i vreme potrebno za pojedine analize i kontrole. Pristup dokumentima je trenutan. Sistem nadzora nad radnim tokovima je jednostavniji, brži. U DMS je ugrađena naša poslovna logika, i nije moguće ni nenamerno napraviti grešku u obavljanju i prikupljanju informacija potrebnih za obavljanje poslovnih procesa - navodi sagovornik "eKapije".

On kaže da su paralelno sa implementacijom DMS-a unutar kompanije formirali tim za sistemsku podršku, sa glavnim zadatkom da unapređuje postojeće radne tokove i uvodi nove.

Da je kontinuirano unapređenje softvera nužno smatra i Kaličanin Stojanović.

- Izmene i poboljšanja u korišćenju postaju sastavni deo regularnih potreba poslovanja, jer se veliki broj rešenja za različite izazove u organizaciji i upravljanju poslovnim procesima nalaze upravo u unapređenju - ističe sagovornica našeg portala.

I male firme žele DMS

Miro Mijović iz kompanije SRC koja je kreirala softver "Origami", navodi da su korisnici DMS rešenja uglavnom bile velike organizacije, koje operišu sa velikom količinom dokumentacije i koje imaju propisane, odnosno dosta jasno definisane procese rada. To su, kako kaže, na primer banke, organi državne uprave i lokalne samouprave, kao i veći poslovni sistemi koji imaju "korporacijske standarde".

- U poslednje vreme zapažamo trend sve veće zainteresovanosti i manjih organizacija iz različitih grana privrede, za implementacijom ovakvih rešenja. To je verovatno posledica i jednog sazrevanja svesti o potrebi da se sopstveno poslovanje podigne na viši nivo, ali realno povećanog obima dokumentacije u opticaju i to sve više one dokumentacije koja se elektronski razmenjuje, digitalno potpisuje i slično - smatra Mijović.

"Origami" je, kako kaže, "web oriented", tj. na klijentskoj strani je web browser, preko koga se pristupa aplikaciji, i kroz koji su sve fukcionalnosti sistema dostupne, uključujući i sken funkciju i digitalno potpisivanje, itd. To znači da se na strani klijenta ne vrši nikakva instalacija bilo kojih komponenti sistema, što dalje omogućava da isto rešenje može da radi i u cloud-u.

U toku dana bacimo 45% svih dokumenata

Kako pokazuje istraživanje koje je objavila "OSA Računarski inženjering" u prezentaciji njihovog DMS-a, 85% poslovne dokumentacije je u papirnom obliku. Zaposleni u toku jedne godine u proseku napravi 10.000 papirnih kopija dokumenata, a 45% svih dokumenata koji se odštampaju u toku dana se baci. Elektronski dokument se u proseku kopira 8 puta. Navodi se i još da zaposleni u toku godine provede u proseku 400 sati tražeći papirna dokumenta.

Na kraju 2014. godine, kako kaže statistika portala "Poslovni softver", primena DMS-a u kompanijama širom Srbije iznosi samo 1,89%, što je mali postotak.

Impelementacija ovog tipa softvera ipak nije rezervisana samo za velike kompanije. Sve više opština se odlučilo da radi u takvom rešenju, s obzirom na to da svakodnevno rade sa velikom količinom dokumentacije. Primer su opštine Obrenovac, Kula, Velika Plana, Žagubica, Kučevo, Petrovac na Mlavi, Veliko Gradište...

Teodora Brnjoš

Kompletan sadržaj Tematskog biltena "Poslovni softver - radnik budućnosti" možete pročitati OVDE.

SRC sistemske integracije d.o.o. Beograd

Metalac a.d. Gornji Milanovac

NLB Banka a.d. Beograd

OSA Računarski inženjering d.o.o. Beograd

SRC Beograd

NLB banka

OSA Računarski inženjering Tematski bilten softver

Tematski bilten eKapija

Tematski bilten Poslovni softver radnik budućnosti

Tematski bilteni eKapije

Tematski bilten IT

IT bilten

softver za upravljanje dokumentacijom

EDMS

DMS

upravljanje dokumentacijom

Dragan Živanović

Bojana Kaličanin Stojanović

Miro Mijović

unapređenje softvera za upravljanje dokumentacijom

Origami

digitalizacija papirnih dokumenata

implementacija DMS

implementacija EDMS

cloud

klaud

poslovni softveri